Vous êtes passé.e maître dans l’art d’organiser tout autour de vous et aimez utiliser la technologie pour vous faciliter la vie?
L’A2C est à la recherche d’une personne qui serait responsable de diverses tâches administratives quotidiennes et veillerait au bon fonctionnement de ses activités de bureau. Un.e excellent.e responsable administratif.ve est avant tout un.e professionnel.le organisé.e, rigoureux.se, doté.e de très bonnes capacités relationnelles et à l’aise avec la technologie. Il ou elle est en mesure de réaliser plusieurs tâches administratives avec précision, rigueur et rapidité. Le but recherché est de garantir l’efficacité de l’administration de bureau de l’A2C.
La personne recherchée évoluera dans un environnement de travail stimulant. Elle est capable de mener plusieurs projets de front, de les prioriser et d’en faire les suivis, tout en étant résistante à la pression. Elle possède une solide éthique de travail, aime prendre les choses en main, planifier et organiser. Elle est débrouillarde, minutieuse, proactive, a le sens du détail, aime aider son équipe et collaborer.
Description de l’organisation
L’A2C, fondée en 1988, se consacre à favoriser l’excellence, faire rayonner et défendre les intérêts de ses 105 agences membres. Son ambition est de faire de l’industrie de la communication stratégique et créative un incontournable dans la création de valeur économique, sociale et culturelle. Pour plus d’information : a2c.quebec.
Description du poste
Sous la direction du président-directeur général (et de la directrice, projets stratégiques pour la gestion des formations), le.la responsable administratif.ve aura les responsabilités suivantes :
- Formation : planification et suivi des formations, création des événement sur la plateforme d’inscription, suivi de la logistique et préparation des salles de formation (breuvages, collations et vaisselle) ou des plateformes pour les formations en ligne, suivi de la facturation des formateur.rices et des inscriptions, préparation des documents requis pour les redditions de comptes auprès du gouvernement et envoi de sondages de satisfaction;
- Comptabilité : facturation et suivi des recevables, dépôts bancaires, préparation et facturation des cotisations des membres, appui du PDG pour les renouvellements et les nouvelles adhésions;
- Gestion du bureau : traitement du courrier, suivi auprès des différents fournisseurs de produits et de services, approvisionnement des fournitures et du matériel de bureau, appels de service, livraison et réception de colis, classement/rangement, accueil du nouveau personnel et préparation des outils de travail, etc.;
- Administration : maintien de la liste des agences membres à jour (liste des membres actifs, listes de contacts et répertoire en ligne), gestion de la boîte courriel générale et de l’accueil téléphonique, gestion de l’Accès membre (portail en ligne) et contribution à la mise à jour du site Web de l’Association;
- Appui à l’équipe : pour la réalisation de différents projets (sondages, infolettres, événements, etc.). Gestion de l’accueil dans certains événements.
Profil humain recherché
- Organisé.e, minutieux.se, rigoureux.se, méthodique, polyvalent.e, proactif.ve et responsable
- Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois
- Bonne résistance au stress
- Personnalité amicale, habiletés de communication
- Axé.e sur la résolution de problème
- Professionnalisme, sens de l’éthique et esprit d’équipe
- Intérêt pour le monde de la communication créative, un atout
Profil attendu
- 2 à 4 ans d’expérience en soutien administratif
- Maîtrise des principes de bases en comptabilité
- Langues parlées et écrites : français impeccable et anglais de niveau intermédiaire
- Maîtrise des logiciels principaux de la suite MS Office 365, dont une très bonne maîtrise d’Excel
- Connaissance des plateformes suivantes est un atout : Stripe, RSVPify, Tuxedo, WordPress, MailChimp, Xero, Dext, Plooto et Adobe
Conditions de travail
- Horaire de 9 h à 17 h
- Politique de travail : travail hybride avec présence minimale de deux (2) jours/semaine au bureau – les mardis et mercredis sont obligatoires (ces journées pourraient être sujettes à changement)
- Horaire d’été (vendredi PM de congé) et bureaux fermés entre Noël et le Jour de l’An
- Assurances collectives après trois mois
- Entrée en poste dès que possible
- L’A2C s’engage à créer un environnement de travail sain et libre de tout harcèlement, et adopte une approche proactive en matière de diversité, d’inclusion et d’équité.
Vous cherchez un emploi qui vous permettrait de mettre vos compétences administratives et organisationnelles au profit d’un OSBL habité par de grandes ambitions? Si vous êtes maître du multitâches et que vous êtes reconnu.e pour votre rigueur, cette occasion est parfaite pour votre profil!
Veuillez nous faire parvenir votre lettre d’intention et CV d’ici le 31 janvier 2025 à info@a2c.quebec.
