Nous avons rassemblé pour vous les réponses aux questions qui reviennent le plus souvent ici. Pour plus de détails, téléchargez le Guide de sélection d’agence , visionnez le Webinaire de présentation de ce nouveau Guide ou contactez notre équipe.
1. Pourquoi un Guide de sélection d’agence?
Le processus de sélection d’agence est devenu de plus en plus complexe et onéreux, et ce, tant pour les agences que pour leurs clients. L’A2C a ainsi jugé pertinent de partager avec l’ensemble de l’industrie les meilleures pratiques mondialement reconnues et éprouvées. Ce Guide vise à optimiser les processus de sélection afin de contribuer à bâtir des partenariats d’affaires propices au succès des clients et à la santé financière des agences.
2. Comment s’assurer de faire le bon choix?
En établissant correctement vos besoins et objectifs en amont, puis en adoptant un processus et des critères de sélection en conséquence. Ainsi, en posant les bonnes questions afin de valider l’expertise, l’expérience, les références et la compatibilité culturelle, comme lorsque vous recherchez un.e nouvel.le employé.e clé, vous mettez toutes les chances de votre côté pour identifier le bon partenaire stratégique et créatif. Le présent Guide vous y aidera.
Vous pourriez également tester avec un premier petit mandat pour commencer. Cela dit, les efforts que vous investirez dans la relation client-agence feront une grande différence dans l’atteinte de vos objectifs et de votre expérience client.
3. Suis-je obligé de passer par un appel de propositions?
Non. Vous pouvez sélectionner une agence sur la base de recommandations, de sa réputation, ou par des rencontres individuelles. Ainsi, l’approche directe et le processus sans appel d’offres peuvent être d’excellentes alternatives, plus rapides, tout en étant rigoureuses.
Toutefois, certaines entreprises, organisations ou organismes sont soumis à des règles de gouvernance ou d’approvisionnement qui exigent qu’un tel processus d’appel d’offres sur invitation ou public soit déployé dans certaines circonstances.
4. Est-ce le même processus pour tous les types d’agence?
Oui. Le processus proposé s’applique à tout type d’agence, mais certains critères d’évaluation sont différents.
5. Est-ce le même processus pour un petit projet ou mandat?
Non. Il est recommandé de réserver le processus d’appel de propositions aux projets et mandats qui ont un budget important et une portée à long terme. Pour tout autre mandat plus restreint, il est préférable de privilégier un processus de sélection simplifié axé sur une recherche préliminaire de l’expertise recherchée et par la suite procéder à des rencontres individuelles.
6. Dans mon processus de sélection, puis-je demander de la stratégie, de la création ou un plan média?
Non. Un appel d’offres est d’abord et avant tout l’occasion pour les agences de se présenter et d’exposer leur expérience, leur expertise et leurs réalisations et non de fournir du travail de nature spéculative normalement rémunéré. Considérant que vous choisissez d’abord une agence, et non une campagne publicitaire ou un projet en particulier, le choix de la meilleure agence pour répondre à vos besoins peut et devrait passer par un processus de sélection qui exclut le travail spéculatif de toute sorte.
7. Combien d’agences dois-je inviter?
Le nombre d’agences varie selon le type de processus choisi :
- Dans un processus sans appel d’offres : il est recommandé de rencontrer trois (3) à quatre (4) agences que vous aurez présélectionnées.
- Dans un processus avec appel d’offres sur invitation : il est recommandé d’inviter un maximum de cinq (5) agences, puis d’en rencontrer maximum trois (3) à la 2e étape.
- Dans un processus avec appel d’offres public (ouvert à tous) : il est recommandé de limiter à trois (3) le nombre d’agences qui passeront à la 2e étape.
Gardez à l’esprit que, d’une part, la participation à tout processus de sélection exige un investissement important pour les agences et que, d’autre part, vous devrez aussi investir beaucoup de temps et d’énergie à évaluer les soumissions que vous recevrez.
8. Quel est le temps nécessaire pour compléter un processus de sélection avec appel d’offres?
En excluant le temps que vous devrez consacrer à la préparation de votre appel d’offres, il faut prévoir environ deux à trois mois pour un processus d’appel d’offres.
C’est pourquoi l’approche directe (processus non-compétitif) et le processus sans appel d’offres sont d’excellentes options à considérer lorsque vous avez peu de temps pour trouver votre partenaire, et que vos règles de gouvernance vous le permettent.
9. Dois-je rémunérer les agences lors du processus de sélection?
Non, si votre processus de sélection se conforme aux recommandations du Guide de sélection d’agence et qu’il exclut toute demande de travail spéculatif.
10. Pendant que l’appel d’offres est en cours, dois-je partager à toutes les agences les réponses qui me sont posées dans le cadre du processus de sélection?
Il est recommandé de faire preuve de transparence et de partager ces informations à toutes les agences. Cela donne la même chance à toutes et permet une confiance mutuelle dès le départ.
11. Qu’est-ce qui distingue une agence membre de l’A2C des autres?
Pour devenir membre A2C une agence doit répondre à des critères d’admissibilité. Par la suite, elle est tenue de respecter un code de déontologie et les meilleures normes de pratique et de qualité dans l’industrie de la communication stratégique et créative. Par ailleurs, les agences membres de l’A2C investissent et croient à l’épanouissement de l’industrie en participant à plusieurs initiatives pour le développement de la relève et de la profession. Elles sont les meilleures dans leur domaine et sont prêtes à travailler avec vous. Ensemble, les agences membres de l’A2C représentent environ 85 % du chiffre d’affaires de l’industrie au Québec. Pour en savoir plus sur nos agences membres, consultez notre Répertoire des agences.
12. Je lance un nouvel appel d’offres sur invitation. Dois-je inviter mon agence actuelle?
Tout dépend de la raison de cette relance. Par exemple, si vous devez retourner en appel d’offres en raison des règles de gouvernance et d’approvisionnement auxquelles votre organisation est assujettie, alors la réponse est oui. Si la raison de la relance est une insatisfaction par rapport à votre agence actuelle et que vous ne pensez pas qu’elle ait des chances de se qualifier à nouveau, soyez respectueux.euse du temps qu’elle devra investir et soyez honnête dès le départ avec elle.
13. Quels sont les délais recommandés entre chaque étape d’un processus d’appel d’offres?
Le délai minimum recommandé entre chaque étape du processus est de 15 à 20 jours ouvrables. Ces délais doivent être supérieurs durant la période des Fêtes et la période estivale, et doivent toujours tenir compte des jours fériés. Plus vous donnerez de temps aux agences pour se préparer, plus le nombre d’agences disponibles à participer à votre processus pourra augmenter.
14. Puis-je travailler avec une agence qui travaille déjà avec un compétiteur? Et puis-je ou devrais-je lui demander une exclusivité ?
Plutôt que d’exiger d’une agence qu’elle ne travaille avec aucun concurrent, recherchez plutôt une agence qui possède une expérience pertinente dans votre domaine ou dans un connexe. Si vous cherchez une forme d’exclusivité, les agences pourront possiblement vous en offrir une en termes de ressources qui travailleront sur votre marque (équipe) et d’un bureau (ex. : bureau de Montréal) plutôt qu’une de l’ensemble de l’agence et de ses établissements. Il s’agit du modèle en place chez les consultant.es en affaires qui possèdent de l’information de nature stratégique. Chez ces consultant.es, travailler pour des concurrents directs est pratique courante et perçu comme une expertise dans un domaine.
Aussi, de plus en plus de clients travaillent avec plus d’une agence. Il est donc normal dans ce type de relation de ne pas exiger l’exclusivité d’une agence si en tant que client vous ne lui en offrez pas une pour vos mandats.
Si une forme d’exclusivité est tout de même nécessaire, elle sera négociée avec l’agence et pourra justifier des conditions particulières.
15. Combien cela coûte-t-il de faire affaire avec une agence ?
Une agence peut travailler avec différentes tailles de budget. Par ailleurs, elle crée des solutions sur mesure à chaque client et problématique. Par conséquent, il n’y a pas de prix fixe prédéfini et universel. L’A2C représente différentes agences de tailles variées et de spécialisations diverses, donc les budgets pourront varier selon le type de projets et le type d’agence recherché.
Il est ainsi primordial d’identifier en amont un budget ou une fourchette de budget qui représente votre investissement en communication marketing pour une période ou un mandat donné.
Pour lire la suite des explications, consultez la section du Guide « La rémunération des agences ».
16. Existe-t-il des professionnel.les pour m’aider dans ce processus?
Oui. L’A2C peut vous appuyer dans cette démarche et répondre à vos questions pour la mise en place d’un processus de sélection optimal. Il est également possible de recourir à un.e consultant.e externe neutre pour vous assister dans l’élaboration et l’accompagnement du processus de sélection.
