Coordonnateur.rice de bureau
L’A2C est à la recherche d’une personne qui serait responsable de diverses tâches administratives quotidiennes et veillerait au bon fonctionnement de ses activités de bureau. Un.e excellent.e coordonnateur.rice de bureau est avant tout un.e professionnel.le organisé.e, rigoureux.se et doté.e de très bonnes capacités relationnelles. Il ou elle est en mesure de réaliser des tâches administratives avec précision et rapidité. Le but est de garantir l’efficacité des activités de bureau et d’ajouter une valeur maximale à l’Association.
La personne recherchée évoluera dans un environnement de travail stimulant qui prône la diversité et devra parfois travailler sous pression. Elle possède une solide éthique de travail, aime prendre les choses en main, planifier et organiser et est capable de mener plusieurs projets de front. Elle est minutieuse, proactive, a le sens du détail, aime aider son équipe et collaborer.
Description de l’organisation
L’A2C, fondée en 1988, se consacre à favoriser l’excellence, faire rayonner et défendre les intérêts de ses 105 agences membres. Son ambition est de faire de l’industrie de la communication stratégique et créative un incontournable dans la création de valeur économique, sociale et culturelle. Pour plus d’information : a2c.quebec.
Description du poste
Sous la direction de la présidente-directrice générale, le.la coordonnateur.rice de bureau aura les responsabilités suivantes :
- Assurer les suivis administratifs, la facturation, les dépôts bancaires et la production de rapports financiers et de reddition de comptes;
- Gestion du bureau : réception téléphonique, traitement du courrier, suivi auprès des différents fournisseurs de produits et de services, appels de service, classement/rangement, etc.;
- Gérer les renouvellements et les demandes d’adhésion;
- Gérer la boîte courriel générale et contribuer à la mise à jour du site Web de l’Association;
- Gérer les bases de données de l’Association (CRM interne et listes d’envoi);
- Veiller à la propreté constante et du bon état des espaces communs du bureau (cuisine, lave-vaisselle, salle de rencontre, etc.);
- Superviser la vigie quotidienne des appels d’offres;
- Appuyer l’équipe à la réalisation de différents projets (formations, sondages, journée Portes ouvertes, etc.);
- Assister à certains événements pour aider à l’accueil ou à la coordination;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.
Profil humain recherché
- Organisé.e, méthodique, polyvalent.e et responsable
- Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois
- Personnalité amicale, habiletés de communication avec le public
- Axé.e sur la résolution de problème
- Professionnalisme, sens de l’éthique
- Esprit d’équipe
Profil technique attendu
- 2 à 4 ans d’expérience en soutien administratif ou en service à la clientèle.
- Maîtrise des principes de bases en comptabilité
- Langues parlées et écrites : français impeccable et anglais de niveau intermédiaire
- Maîtrise des logiciels principaux de la suite MS Office 365.
Conditions de travail
- Horaire de 9 h à 17 h
- Politique de travail : présence minimale de deux (2) jours/semaine au bureau (horaire flexible)
- Horaire d’été (vendredi PM congé) et bureau fermé entre Noël et le Jour de l’An)
- Salaire concurrentiel + assurances collectives
- Entrée en poste dès que possible
- L’A2C s’engage à créer un environnement de travail sain et libre de tout harcèlement, et adopte une approche proactive en matière de diversité, d’inclusion et d’équité.
Vous cherchez un emploi qui vous permettrait de mettre vos compétences administratives et organisationnelles au profit d’un OBNL habité par de grandes ambitions? Si vous êtes maître du multitâches et que la rigueur n’a plus de secret pour vous, cette opportunité est parfaite pour votre profil!
Veuillez nous faire parvenir votre lettre d’intention et CV d’ici le 22 mars 2024 à info@a2c.quebec.
